Wir haben Tobias Vögele, Bereichsleiter Personalwesen bei der SIGNAL IDUNA Gruppe, einmal dazu befragt, wie er und sein Team den Entwicklungsprozess des Big Pictures wahrgenommen haben. Gemeinsam haben wir ein Big Picture entwickelt, das die Organisationsstruktur des Bereiches Personalwesen visualisiert und damit die Kommunikation mit internen Kunden erleichtert.
Big Pictury: Tobias, könntest Du einmal skizzieren, warum für die Abteilung Personalwesen erhöhter Kommunikationsbedarf entstanden ist?
Tobias Vögele: Natürlich. Über mehr als zwei Jahrzehnte hinweg ist die Struktur unseres Personalwesens organisch und teilweise anorganisch gewachsen. Ursprünglich ein klassischer Verwaltungsbereich, der vor allem für seine administrativen Fähigkeiten geschätzt wurde, sahen wir uns mit neuen Rahmenbedingungen und gestiegenen Erwartungen konfrontiert. Unter neuer Leitung im Jahr 2021 entschieden wir daher, die Aufbauorganisation anzupassen. Wir richteten unsere Organisation konsequent entlang der Kundenbedürfnisse aus, differenzierten nach Kundengruppen und ersetzten das eher generalistische Berufsbild durch hoch spezialisierte Einheiten. Zudem wurden strategische Aufgaben aus dem Tagesgeschäft herausgelöst und durch crossfunktionale Teams bearbeitet.
Big Pictury: Wie kamt Ihr dazu, Euch für ein Big Picture zu entscheiden und wie sind diese Veränderungen nun in Bilder übersetzt worden?
Tobias Vögele: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Gerade komplexe Strukturen lassen sich so wesentlich einfacher verstehen. Die Darstellungen von Big Pictury sind so vereinfacht und doch so klar, dass sie ohne Erläuterung ihre Aussage preisgeben. Um die Aufbauorganisation und das Leistungsspektrum unseres neu aufgestellten Bereichs Personalwesen besonders für interne Kunden anschaulich zu machen, haben wir uns also ein Big Picture entschieden. Dieses visualisiert jetzt spielerisch die Teams und ihre Zusammenarbeit. Als Basis wählten wir eine Bildwelt mit Schiffsmethapher: Unsere Organisation ist verbunden durch eine gemeinsame Mission. Jedes Team leistet seinen Beitrag, um gemeinsame Ziele zu erreichen und sicher in den nächsten Hafen zu gelangen. Mit dem Big Picture machen wir unsere Organisation erstmals transparent und laden dazu ein, mit uns in Kontakt zu treten.
Big Pictury: Wie nutzt Ihr nun das fertige Big Picture in der Kommunikation mit Euren internen Kunden?
Tobias Vögele: Nach der persönlichen Einführung des Big Pictures in zahlreichen Events, wurden Plakate mit dem Big Picture in allen unseren Standorten verteilt. Wenn unsere Teams in das Haus kommunizieren, tragen die Formate jeweils Ausschnitte aus dem Big Picture. So wissen die Kundinnen und Kunden immer genau, welcher Teil der Organisation für die Maßnahme zuständig ist. Zudem erscheint das Big Picture im Intranet auf der Startseite des Personalwesens. Dort kann der Nutzer die Bildausschnitte der einzelnen Teams anklicken und erhält eine genauere Beschreibung ihrer Missionen sowie die Möglichkeit, direkt Kontakt aufzunehmen.
QUICK-FACTS
KUNDE: SIGNAL IDUNA Gruppe
LEISTUNGSUMFANG: Entwicklung eines Big Pictures für digital und Print sowie eines interaktiven Click-Pictures
PROJEKTZEITRAUM: 2 Monate
BUDGET: fünfstellig
Big Pictury: Wie hast Du den Entwicklungsprozess des Bildes wahrgenommen?
Tobias Vögele: Die Zusammenarbeit war hervorragend und bereitete große Freude. Von Anfang an hatten wir eine feste Ansprechpartnerin, die unsere Ziele, Wünsche und Restriktionen verstand und umsetzte. Sie war kurzfristig erreichbar, um auftretende Fragestellungen zeitnah zu klären, und machte proaktiv Vorschläge, die unsere internen Diskussionen bereicherten. Trotzdem entstehen exzellente Ideen oft auch erst aus der gemeinsamen Diskussion und empfiehlt sich deshalb ein iteratives Vorgehen. Die gemeinsamen Schleifen waren auf diesem Weg immer hilfreich und die Termine ausnahmslos effizient. Beeindruckt waren wir auch von der pragmatischen Herangehensweise bis zuletzt.
Nebenbei: Bereits der Weg zum Big Picture kann für eine Organisation ein Mehrwert sein, weil die Übersetzung der eigenen Tätigkeit in ein aussagekräftiges Bild in der Praxis oft schwerfällt. Was sind eigentlich unsere Kernaufgaben und was nicht? Auch dieser Aspekt war für uns entscheidungserheblich.
Big Pictury: Was waren die besonderen Herausforderungen bei diesem Projekt?
Tobias Vögele: Wir wollten die Mitarbeitenden des Bereichs Personalwesen in allen Teams mit einbeziehen und haben den Prozess deshalb so gestaltet, dass alle sich einbringen konnten. Die so eingesammelten Ergebnisse galt es im Anschluss zu konsolidieren und in ein großes Big Picture zu übernehmen. Außerdem waren die Inhalte so miteinander zu verzahnen, dass die Betrachter auch verstehen, wie wir intern zusammenarbeiten. Missverständliche Darstellungen und unerwünschte Botschaften galt es zu vermeiden. Das bedeutete einen nicht unerheblichen Aufwand, der sich aber mehr als gelohnt hat. Trotz dieser Aufgaben war das Team immer leicht für die Mitarbeit am Big Picture zu begeistern, weil alle neugierig auf das Ergebnis waren.
Big Pictury: Was war die Resonanz der Mitarbeitenden zum Big Picture?
Tobias Vögele: Die Veröffentlichung des Big Picture zur Ansprechpartnerstruktur und zum Leistungsspektrum des Bereichs Personalwesen traf innerhalb der HR-Organisation sowie bei unseren internen Kundinnen und Kunden auf ausnahmslos positives Feedback. Die eigenen Mitarbeitenden haben Freude daran, dass sie sich mit ihren Aufgaben in der Darstellung selbst wiederfinden und fühlen sich noch mehr als Teil einer starken HR-Community. Die Scheu interner Kundinnen und Kunden, sich in eigenen Belangen mit dem Personalbereich in Verbindung zu setzen, wird abgebaut und es wird erleichtert, die intern zuständigen Ansprechpartner zu finden. Teilweise wird das Big Picture bei internen Veranstaltungen, z.B. im Rahmen des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender genutzt oder – ganz oder ausschnittsweise – in Präsentationen verwendet.
Big Pictury: Unsere Kunden fragen oft nach messbaren Erfolgen – konntest Du schon welche verzeichnen?
Tobias Vögele: Wir erhalten spürbar weniger Anfragen unserer Kundinnen und Kunden, die intern erst an die zuständigen Stellen verwiesen werden müssen (sog. Irrläufer). Der Bekanntheitsgrad der Mitabeitendenbetreuung als erste Anlaufstelle für die Beschäftigten der SIGNAL IDUNA Gruppe wurde schätzungsweise um 30% gesteigert.
Big Pictury: Klasse, herzlichen Dank für Dein Feedback und die Einblicke!
„Die Bedeutung einer offenen und transparenten Information und Kommunikation nimmt in einer stetig komplexer werdenden Arbeitswelt immer mehr zu. Mit dem Big Picture des Bereichs Personalwesen gehen wir bei der SIGNAL IDUNA Gruppe daher einen neuen Weg, um unsere Organisation und unser Leistungsspektrum in die eigene Organisation hinein, an unsere Kundinnen und Kunden zu vermarkten. Denn auch wir müssen unseren Wertbeitrag heute immer wieder unter Beweis stellen und Mitarbeitende immer wieder neu begeistern!“
Zu SIGNAL IDUNA
Handwerker und Gewerbetreibende gründeten zu Beginn des 20. Jahrhunderts in Dortmund und Hamburg kleine Unterstützungskassen, aus denen die heutige SIGNAL IDUNA Gruppe hervorging. Unter dem Dach der SIGNAL IDUNA finden sich auch Spezialversicherer für den öffentlichen Dienst sowie ein komplettes Angebot an modernen Finanzdienstleistungen. Dazu gehören beispielsweise Bausparprodukte, Immobilienfinanzierungen und Investmentanlagen. Die Kernkompetenz der Gruppe liegt in der Absicherung aller Lebensrisiken der privaten Haushalte und in der maßgerechten Risikodeckung für die Betriebe der mittelständischen Wirtschaft. Die SIGNAL IDUNA Gruppe hat heute mehr als 11.000 Beschäftigte und erzielt Beitragseinnahmen von knapp sieben Milliarden Euro. Sie betreut mehr als zwölf Millionen versicherte Personen und Verträge.